Realizar la externalización de servicios de forma efectiva
La externalización de servicios de forma efectiva se ha convertido en una opción muy útil para las pequeñas y medianas organizaciones que desean aumentar sus operaciones, concentrándose en los aspectos propios de su área de negocios, y evitando las complicaciones que conlleva el aumento de personal contratado.
Pero la externalización de servicios, puede llegar a convertirse en un obstáculo para las organizaciones que no hayan identificado con certeza los servicios que pueden externalizar o la forma adecuada de hacerlo, sobre todo en lo relativo a las relaciones entre la organización y el tercero que contraten.
Externalización de servicios. ¿Cuáles subcontratar?
Los primeros servicios a ser externalizados, son aquellos que no forman parte directa del proceso productivo de la organización, y en los cuales no se cuenta con suficiente experiencia en la organización. Tal es el caso de los servicios de Call Center, diseño y desarrollo de software, mantenimiento de sistemas y asesorías contable y tributarias entre otras.
Las organizaciones encuentran beneficios adicionales, como la reducción de costes, y la absorción de conocimiento y tecnología, además de la oportunidad de explotar al máximo la capacidad de los empleados expertos en el objeto principal de la organización.
Sin embargo, conviene seguir algunos pasos, para asegurarnos de que la externalización conduce al logro de los beneficios supuestos y no se convierte, por el contrario, en un lastre para el crecimiento de la organización. Veamos cuáles son esos pasos:
8 pasos para hacer externalización de servicios de forma efectiva
Definir las metas
Si la organización no tiene claros los objetivos que pretende con la externalización de determinada actividad, es probable que el proveedor de tales servicios, no pueda proporcionar la ayuda requerida. Los objetivos pueden ser reducir costes, liberar capacidad operativa en los empleados, que los clientes reciban atención profesional o simplemente absorber conocimiento y tecnología del proveedor. La definición de los objetivos y su posterior medición, resultan esenciales a la hora de emprender la externalización de servicios en forma efectiva.
Reducción de costes real
Aunque la reducción de costes suele ser uno de los beneficios de externalizar, no siempre es así. Es importante considerar las verdaderas dimensiones del ahorro, ya que, eventualmente, puede no ser un valor significativo.
La organización es la responsable del servicio externalizado
Externalizar no es lo mismo que delegar. La externalización requiere supervisión y control por parte de la organización. Deben implementarse protocolos de control que aseguren el cumplimiento de los servicios, la calidad de los mismos y, por supuesto, obtener mediciones acerca del impacto real para asegurar una externalización de servicios de forma efectiva.
Lo más barato no siempre es lo mejor
Las ofertas de precios atractivos siempre resultarán tentadoras. Sin embargo, es prudente analizarlas con lupa, ya que usualmente, los servicios muy baratos, pueden carecer de los índices de calidad requeridos.
Investigar al proveedor de servicios
Contar con varias opciones, y así mismo investigar la reputación del proveedor, sobre todo en la prestación del mismo servicio a empresas similares a la tuya, es un paso ineludible.
En algunos tipos de servicios muy especializados, es probable que el personal del proveedor, deba pasar por una etapa de formación, impartida por tu organización.
Contar con un plan de contingencia
La externalización de servicios presenta una desventaja que no podemos dejar de mencionar. La organización pierde gran parte del control sobre el servicio contratado. Por ello, la solidez y el respaldo del proveedor deben ser suficientes para confiarle una parte importante de las actividades de tu organización.
Pero aún así, debes contar con un plan B. Otro proveedor de respaldo, o contar con la estructura necesaria para reasumir los servicios contratados, pueden representar la diferencia entre una gran pérdida y un incidente pasajero.
Control de calidad del proveedor
Aún antes de contratar un proveedor de servicios, tu organización debe contar con personal idóneo y protocolos que permitan controlar día a día la calidad de los servicios prestados por el proveedor y el impacto que están teniendo en la operación de la organización.
Acuerdos por escrito
Aunque parezca obvio, algunas organizaciones de menor tamaño, obvian la firma de un contrato, especificando el periodo de prestación de los servicios, el detalle de la forma en que será prestado el servicio e incluso las penalidades a las que se exponen las partes, ante el incumplimiento de los compromisos suscritos.
Un contrato escrito, permite a tu organización exigir calidad y cumplimiento, en cualquier etapa del proceso.
Externalizar servicios es una herramienta que puede hacer crecer una pequeña organización, pero igualmente, si no se toman las debidas precauciones puede llegar a convertirse en la razón por la que se estanque o incluso perezca en el intento.
Desde Clase 10 ayudamos a nuestros clientes a entender el concepto de externalización de servicios y a mejorar el proceso de externalizar servicios de forma efectiva.
En los siguientes dossieres puedes conocer con más detalle estos servicios:
Comentarios recientes