La facturación electrónica

La facturación tradicional en papel ha estado extendida por todo el mundo durante muchos años. No obstante, ya es algo que se está quedando obsoleto con los avances tecnológicos de los últimos años y se está estandarizando el uso y las ventajas de la facturación electrónica, una herramienta indispensable en la productividad empresarial.

Se debe recordar que una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la clásica factura en papel, siendo éste el mismo justificante para la entrega de bienes y las prestaciones de servicios.

Tal y como su nombre indica, la factura electrónica únicamente puede ser expedida y recibida a través de un medio electrónico. Cabe mencionar un aspecto importante respecto a la factura electrónica: está totalmente condicionada al consentimiento de su destinatario.

Las facturas electrónicas pueden clasificarse en dos tipos, los cuales son:

  • Facturas en formato estructurado. Este tipo de facturas contienen una serie de datos y pueden ser generadas de forma automática por los sistemas informáticos de facturación que posea una entidad emisora y que se vean tramitadas de una forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad de la entidad receptora, facilitándose así los procesos, trámites y optimizando tiempo. Algunos ejemplos de formatos estructurados son aquellos que utilizan el lenguaje XML, EDIFACT, etc.
  • Facturas en formato no estructurado. Este otro tipo de facturas son esencialmente una imagen. Esto significa que existe un procesamiento para que puedan ser introducidas en los sistemas informáticos de la entidad receptora y que requiere una intervención o proceso costoso que no suele estar totalmente automatizado, como es el caso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Algunos ejemplos de formatos no estructurados son las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Toda la información sobre la legislación que regula la facturación electrónica se puede leer en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. De la misma forma, la página oficial de facturación electrónica del Gobierno da una información bastante completa sobre los diferentes aspectos de la facturación electrónica.

Ventajas de la facturación electrónica

A continuación, analizamos los diversos beneficios y ventajas de la facturación electrónica y observar cómo aportan aspectos positivos para las empresas:

  • Acortamiento de los ciclos de tramitación, incluyendo los cobros.
  • Reducción en la posibilidad de cometer errores humanos.
  • Eliminación de los costes de impresión y de envío postal.
  • Una mayor facilidad de conseguir un acceso más rápido, ágil y sencillo para todas las facturas electrónicas almacenadas.
  • Gran reducción del espacio necesario para su almacenamiento.
  • Mejora en el servicio al cliente.
  • Eliminación del consumo de papel con este fin y de su transporte, teniendo así un efecto positivo en el medio ambiente.
  • Mayor facilidad a la hora de reducir el fraude.
  • Mejora en la gestión empresarial.
  • Contribución en la modernización de la economía y del desarrollo de la denominada Sociedad de la Información.

El hecho de automatizar todo el proceso de facturación hacia la plataforma electrónica supone una serie de beneficios económicos por la simple razón de que se ahorra respecto a los costes de impresión, los envíos postales, costes de almacenamiento y mantenimiento, papel, etc.

Siguiendo esta premisa, el beneficio máximo y potencial que se puede conseguir es mediante el uso de facturas electrónicas con un formato estructurado, ya que es la que posee una mayor facilidad de automatización y suponiendo otra de las ventajas de la facturación electrónica.

No te olvides de consultar nuestra hoja de producto sobre la facturación electrónica, la cual consiste en una ficha que recoge la visión general de cómo funciona y los beneficios que aporta esta herramienta de productividad empresarial.

En Clase10 somos expertos en soluciones de facturación electrónica, por lo que te animamos a que contactes con nosotros si tienes alguna duda que resolver o necesitas asesoramiento.