La utilización de herramientas de colaboración online ayuda a mejorar la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo

 

La comunicación deficiente dentro de los equipos de trabajo, así como los problemas de retroalimentación y coordinación en un proyecto conjunto, son algunos de los serios problemas que debe afrontar cualquier organización moderna. Las empresas no sólo tienen que lograr gestionar comunicación entre equipos internos, también deben coordinarse de forma constante con clientes y proveedores.

Por otro lado, los nuevos tiempos han traído cambios en la forma en que interactúan los usuarios. Es frecuente hoy en dia, ver que dos miembros de un mismo equipo que están sentados muy cerca el uno del otro, opten por enviarse un mensaje instantáneo o un email, antes que iniciar una conversación cara a cara.

Lograr que la comunicación empresarial sea fluida y eficiente no es tarea fácil, ya que confluyen distintos factores externos: capacidades tecnológicas dispares, diferencias culturales, zonas horarias diferentes, etc.

La forma más eficaz para lidiar con los retos de la comunicación empresarial, es recurrir a herramientas de colaboración corporativa. Existen soluciones que permiten a personas y equipos comunicarse mediante voz, vídeo, mensajes o incluso mantener reuniones virtuales entre equipos en diferentes localizaciones.

¿Por qué invertir en herramientas de colaboración corporativa?

Los beneficios obtenidos son directamente proporcionales al número de personas involucradas, su dispersión y el volumen de información que se intercambia.

Aunque existen soluciones gratuitas, las empresas tienen que considerar diferentes factores antes de usar aplicaciones gratuitas:

  • Seguridad y protección de las comunicaciones: comunicaciones con clientes o proveedores suelen requerir compartir información, debemos asegurarnos de que esa información que nuestros equipos comparten con agentes externos, clientes o proveedores, se mantiene bajo control y no ponemos en peligro información confidencial o datos personales.
  • La experiencia de los usuarios: especialmente en comunicaciones con clientes, es fundamental garantizar la calidad de las comunicaciones y la comodidad de las mismas. Números gratuitos, interfaces fáciles de usar, conversaciones fluidas, etc.
  • Soporte: por supuesto, si no se cuenta con un servicio contratado, es casi imposible acceder a equipos de soporte que resuelvan los problemas con los que se encuentran los usuarios.
  • Disponibilidad: las soluciones de colaboración corporativas ponen a disposición del cliente infraestructuras potentes distribuidas a nivel global para garantizar la disponibilidad de servicio y la calidad de las comunicaciones.

Los resultados de trabajar con herramientas de colaboración corporativa son significativos:

  • Aumento en la eficacia de las tareas realizadas.
  • Reducción de gastos logísticos de desplazamiento o gastos de teléfono.
  • Mejor interacción con clientes y proveedores.
  • Aumento de la coordinación entre equipos deslocalizados.
  • Aumento en la productividad.
  • Mejora de los procesos de trabajo.

Desde Clase10 recomendamos a nuestros clientes el uso de herramientas de colaboración corporativa como Cisco Spark. Cisco Spark es una aplicación que contiene un completo conjunto de soluciones pensadas para facilitar la colaboración entre los miembros de un equipo de trabajo. Esta aplicación permite enviar mensajes, compartir archivos, mantener reuniones virtuales con diferentes equipos y facilita la comunicación por vídeo conferencia, todo en una única plataforma.

Cisco además es un proveedor experto en comunicaciones y colaboración. Cada mes se realizan más de 20 millones de reuniones con sus soluciones de comunicación. Vale la pena mencionar que además de Cisco Spark, Cisco es proveedor del conocido WebEx, una de las aplicaciones a nivel mundial más usadas para la realización de vídeo conferencias. Con Spark, Cisco ha querido ir un poco más allá. Esta solución, a diferencia de WebEx, Spark se centra en la completa virtualización de los entornos de trabajo.

Entre las funcionalidades que incluye:

  • Salas de chat. Se configuran de una manera muy intuitiva. Además, están preparadas para funcionar en distintos tipos de dispositivos móviles o de escritorio. Los integrantes de la sala pueden interactuar y compartir recursos de manera sencilla. Las salas pueden ser públicas, privadas, o limitadas a un grupo específico. Además, es posible vincular las salas a la información disponible en los contactos y el calendario.
  • Compartición de documentos. Spark permite compartir documentos entre usuarios de forma segura y controlada.
  • Soporte para diversidad de dispositivos móviles. iPads, móviles de distintas plataformas, equipos de escritorio, etc.
  • Video conferencias. Es muy fácil generar video llamadas con una persona o un grupo. Esta funcionalidad se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio y permite compartir la pantalla.
  • Seguridad. Las comunicaciones cumplen con altos estándares de seguridad. Tendremos la confianza de que nuestros mensajes y archivos solo serán accedidos por aquellos a quienes hayamos destinado tales recursos.

La comunicación unificada gracias a las herramientas de colaboración constituye un activo para las organizaciones modernas. La mejora en las interacciones entre los integrantes de un equipo aumentan la productividad y reducen los costes operativos. Por ello, las empresas que hacen uso de esta tecnología aceleran su transformación y capacidad de innovación.

Si quieres saber cómo implantar esta tecnología es tu organización, ponte en contacto con nosotros y te ofreceremos un asesoramiento a medida.